Utilizar eficazmente as reuniões sem ordem do dia
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As reuniões sem ordem de trabalhos não são desprovidas de objectivo. Trazemos informações pertinentes para os outros membros do distrito, fornecemos actualizações sobre as iniciativas actuais e propomos ideias inovadoras para que o grupo possa debater activamente. Também utilizamos este tempo para rever e aperfeiçoar as apresentações multimédia e os materiais de marketing do distrito.
A nossa equipa do escritório central tem reuniões semanais sem ordem de trabalhos, dirigidas pelo nosso superintendente, Dr. Mark Benigni (também temos reuniões com ordem de trabalhos, como as nossas reuniões mensais de directores de escolas primárias e secundárias).
Veja também: Porque é que algumas crianças prosperam durante o ensino à distância?As vantagens e o objectivo das reuniões sem ordem de trabalhos
Em contraste com as reuniões com ordem de trabalhos - que prendem os participantes a um período de tempo e a tópicos específicos - as reuniões sem ordem de trabalhos proporcionam:
- Tempo para um debate aberto, que fomenta a criatividade, incentiva todos a partilharem e promove a colaboração e a inovação, uma vez que os participantes se baseiam nas ideias uns dos outros
- Um ambiente baseado na confiança que promove a camaradagem e a assunção de riscos
- Um lugar e um momento para a equipa oferecer soluções e recomendações inovadoras para resolver os problemas do distrito
Conselhos sobre a adopção de reuniões sem ordem de trabalhos
As reuniões sem ordem de trabalhos funcionam bem para pequenos grupos. E é preferível que os membros desta reunião sejam pessoas que interagem frequentemente umas com as outras.
A consistência na programação é importante. A nossa equipa reserva as manhãs de segunda-feira, quando estamos revigorados e antes do início dos rigores e desafios da semana de trabalho. Ao designar um dia e uma hora de início consistentes, é enviada uma mensagem clara de que as reuniões sem agenda são uma componente essencial dos esforços de melhoria do nosso distrito. A duração das reuniões é flexível, dependendo das nossas conversas.
Criar normas. A nossa única expectativa é que todos os membros da equipa sejam participantes activos nas nossas discussões e sessões de brainstorming.
Facilitar o debate. O nosso superintendente abre as nossas reuniões de duas maneiras: partilha tópicos de discussão ou pergunta quem gostaria de partilhar primeiro. Depois de iniciada a discussão, cada participante partilha, por sua vez, os tópicos que trouxe consigo. Os membros não são obrigados a vir com os seus próprios itens de acção, mas cada pessoa tem a oportunidade de usar da palavra. As reuniões terminam sempre com: "Hámais alguma coisa?" Mais uma vez, esta é uma oportunidade para todos falarem de coisas em que talvez não tenham pensado até fazerem parte de uma discussão mais alargada.
É importante ter um líder que o apoie. As reuniões sem ordem de trabalhos funcionam melhor com um superintendente que valoriza a colaboração e dá poder aos membros da equipa para conceberem, criarem e resolverem problemas num ambiente orientado para a solução. Benigni dá poder a todos nós para tomarmos decisões e experimentarmos novas ideias.
Convidar as partes interessadas a participar uma vez por mês. Todos os meses, os representantes dos sindicatos dos administradores e dos professores - o presidente e um membro do conselho executivo - são convidados a participar na reunião sem ordem de trabalhos da administração central. Ambos os sindicatos trazem temas para estas reuniões e partilham o feedback recolhido junto dos respectivos membros. Os representantes dos sindicatos são convidados pelo nosso superintendente para dar início ao debate. Os debates são aprofundados, comO facto de o sindicato e a direcção se reunirem mensalmente numa reunião sem ordem de trabalhos proporciona um veículo de comunicação e garante que todo o pessoal é mantido a par dos planos e iniciativas do distrito.
Veja também: Proporcionar experiências educativas enriquecedoras a todos os alunosO sucesso começa com a colaboração e a inovação. Aumente a ordem de trabalhos, dê poder à sua equipa de liderança e surpreenda-se com o seu empenho e criatividade.
Resumo da escola